ICT congres www.denozem.com (36 van 136).jpg

Hoe bereik je met een meerdaags congres jouw doel?

Hoe zorg je voor afwisseling in het programma en hoe zorg je voor dat bezoekers de hele dag geconcentreerd blijven? Twee of meer dagen vol met kennis en inspiratie is immers best intensief. Tijdens IIA, een meerdaags congres, kwamen internal auditors kennis vergaren en netwerken in een inspirerend programma.

De visie vanuit de opdrachtgever; dat is waar het om draait tijdens zo'n congres. Annemiek van Raalten is eventmanager bij het Instituut voor Internal Auditors (IIA). Waarom kiezen zij voor een meerdaags congres?
"IIA organiseert dit 2-daagse congres al 20 jaar, inmiddels is het een traditie. Doordat we twee dagen hebben, kunnen we meer onderwerpen behandelen en meer de diepte in gaan met onze bezoekers", aldus Annemiek.

Wat hopen jullie binnen deze twee dagen te bereiken?
"Het doel is om bezoekers te inspireren in hun vak. Daarbij hoort bijvoorbeeld netwerken, nieuwe ideeën opdoen en oud-collega’s en oud-studiegenoten spreken. Er zijn ook veel kleinere workshops gegeven, waarbij deelnemers ook direct actief aan de slag konden gaan."

Hoe geef je invulling aan het programma? 
Het programma waar wij voor hebben gekozen bestaat uit een plenair gedeelte met break-out sessies in de middag. Vervolgens sluiten we de dag af met een plenair programma. We hebben fantastische keynotes geregeld, namelijk:
Gijs van Wulfen – spreker en trainer over innovatie en design thinking
Ben Tiggelaar – bestsellerauteur en gedragswetenschapper
Joris Luyendijk – Nederlandse journalist en antropoloog
Paul Smit – filosoof en cabaretier
Peter Hinssen - internationaal gerenommeerd technologie-ondernemer en auteur
Richard van Hooijdonk - trendwatcher en futurist 

Hoe hebben jullie de balans kunnen bereiken tussen leisure en het zakelijk aanbod?
De balans tussen inhoud en het sociale aspect is tijdens een dergelijk evenement erg belangrijk. De eerste dag sluiten we af met een feestavond. Ook zorgen we voor goede catering en entertainment in de vorm van live muziek, een karikatuurtekenaar en bijvoorbeeld een masseur. Dit is voor veel bezoekers waardevol geweest, aangezien 2/3 van de bezoekers bleef hangen. 

Hoe zorg je ervoor dat de informatie beklijft?
Een 7-tal lezingen en meerdere break-out sessies, plus het netwerken vormen samen een intensief programma. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers de kennis ergens terug kunnen vinden. Tijdens dit congres zorgen we ervoor om direct een compilatiefilmpje online te zetten na de eerste congresdag. Tevens plaatsen we in de aanloop van het congres al filmpjes om de keynote-sprekers voor te stellen. Daarmee hebben we een zaadje gepland om vervolgens tijdens het congres op in te haken. De video's en updates worden vervolgens in onze nieuwsbrieven gedeeld.

Samenwerking met de locatie
Ik kijk terug op een hele fijne en goede samenwerking bij Flint. Het eerste gesprek was met de afdelingen Evenementen & Congressen, Horeca en Techniek. Dit is echt een pluspunt! Je merkt dat er tijd voor je wordt genomen en er wordt van alle kanten meegedacht. Daarnaast wordt er creatief en innovatief meegedacht. Voorbeeld: last minute was er een workshop spreker die ruim 20 posters aan de muur wilde ophangen. Er mocht niet op de muren worden geplakt, dus een optie was om (dure) schermen in te huren. Gelukkig dacht Flint mee met dit probleem en uiteindelijk hebben we over de hele ruimte een touw gespannen waar met knijpers posters aan gehangen konden worden.

Theaterhart Amersfoort

Blijf op de hoogte