Hoe Flint een internationaal congres als WaterMicro 2025 tot leven brengt

De lat ligt hoog bij een internationaal congres. Dat weet Gertjan Medema – wetenschapper bij TU Delft en KWR Water Research Institute – als geen ander. Voor de 22e editie van WaterMicro nam hij het initiatief om het congres naar Nederland te halen. Een zesdaags programma, 550 bezoekers uit 65 landen en een strak schema maken dit congres tot een uitdaging van formaat. Het moest een plek zijn waar alles klopt: van techniek en zalen tot ontmoeting en gastvrijheid. In deze blog lees je hoe Flint Theater & Congressen die rol vervult en het evenement tot in de puntjes verzorgt.

Wereldtop in watermicrobiologie strijkt neer in Amersfoort

Van 15 tot en met 20 juni 2025 werd Flint het toneel voor het WaterMicro evenement, het internationale congres over watermicrobiologie en volksgezondheid. Zes dagen wisselen lezingen, subsessies, presentaties en feestavonden elkaar af. Het veelzijdige programma, samengesteld door een team van Nederlandse onderzoeksinstituten, trekt een breed gezelschap van wetenschappers, beleidsmakers en waterbedrijven uit alle hoeken van de wereld.

Vanaf dag één het juiste gevoel!

In 2023 start de zoektocht naar een locatie. Gertjan vertelt: “We zochten een plek waar we alles konden samenbrengen: plenaire sessies, subsessies en ruimte om elkaar tussendoor te ontmoeten.” Amersfoort blijkt al snel een schot in de roos. De historische binnenstad op loopafstand maakt het volgens hem ideaal.

De keuze voor Flint volgt snel. Voor Gertjan telt niet alleen de locatie zelf, maar ook het contact met de mensen erachter. “Vanaf het eerste gesprek zaten we direct met een evenementencoördinator aan tafel. Dat maakte alles helder: geen ruis, korte lijnen. Dat gaf mij meteen vertrouwen,” vertelt hij. Bovendien biedt Flint wat ze nodig hebben: alle faciliteiten onder één dak en zalen die zich aanpassen aan het programma.

Waar details het verschil maken

Voor Gertjan en zijn team, wat vooral uit vrijwilligers bestaat, is de betrokkenheid van Flint erg belangrijk. Toch blijft het spannend. Een congres met honderden internationale gasten voelt vooraf als een enorme puzzel. Hoe zorg je dat alles samenkomt, van de zalen tot de horeca? Op de eerste dag wordt duidelijk hoe belangrijk die korte lijnen zijn.

Zo leveren sommige sprekers hun presentatie vlak voor aanvang in en vragen anderen last-minute om extra audiovisuele ondersteuning. Waar dat voor chaos had kunnen zorgen, schakelt Flint razendsnel: tijdens de pauze worden de laatste puntjes nog op de i gezet. “Het mooiste was dat niemand in de zaal er iets van merkte. Alles liep alsof het zo gepland was,” zegt Gertjan.

Zes dagen lang de wereld op je bord

Eten blijkt de leukste uitdaging: hoe laat je 550 deelnemers uit 65 landen zes dagen lang samen aan tafel gaan? Het antwoord wordt een wereldreis op borden. Elke congresdag krijgt een eigen thema en keuken: Italiaans, Indiaas, Nederlands en nog meer. Daarbovenop kiest de organisatie voor een volledig vegetarisch menu. “Ik was eerlijk gezegd bang dat gasten hun vlees zouden missen,” vertelt Gertjan. Maar het tegendeel blijkt waar: de reacties waren ronduit positief en het eten wordt zelfs als hoogst gewaardeerd onderdeel beoordeeld. “Voor mij liet dit zien dat Flint overal in meedenkt en dat er eigenlijk altijd een oplossing mogelijk is,” zegt Gertjan.

Een theater dat congres denkt

De plenaire sessies spelen zich af in de grote theaterzaal van Flint. Voor Gertjan springt meteen iets in het oog: comfortabele stoelen, uitstekende akoestiek en belichting die de sprekers laat stralen. In plaats van een statig toneel krijgen sprekers ruimte om vrij te bewegen. “Het voelde professioneel én warm, precies wat we wilden uitstralen.” Bij eerdere congressen klaagden bezoekers vaak over stijve ruggen door harde stoelen of te lange periodes staan. Bij Flint blijft dat uit. “Je zit soms een hele dag, en dan merk je pas hoe belangrijk goede stoelen en prettige ruimtes zijn. Dat maakte echt verschil.”

Een toplocatie met top ondersteuning

Terugkijkend is Gertjan helder: de combinatie van professionele techniek, creatieve horeca en persoonlijke begeleiding maakt het succes mogelijk. “Flint is een toplocatie met topondersteuning. Iedereen denkt graag mee, schakelt snel en maakt het mogelijk om het congres precies zo neer te zetten als je voor ogen hebt.”

Wat Gertjan vooral bijblijft, is hoe soepel zelfs de lastigste onderdelen verlopen. Uitdagingen die vooraf ingewikkeld lijken, blijken geen obstakel. “Ik vond het bijzonder om te merken dat alles uiteindelijk mogelijk bleek. Dat had ik vooraf echt niet verwacht,” zegt hij. “Zo wist bijvoorbeeld de horeca ons enorm te verrassen met elke dag een eigen keuken.”

Zijn advies aan andere congresorganisatoren? “Doe het. Zeker als je zoekt naar een plek die groot kan denken, maar voelt als thuis. Flint gaf ons het vertrouwen dat alles goed zou komen en dat maken ze ook nog eens waar.”

Wil je ontdekken hoe jouw evenement er bij Flint uit kan zien? Neem dan contact met ons op!