Hoe Flint met ManualMaster Congres ’25 ‘de diepte in’ duikt

In deze eventcase

Hoe laat je een congres met honderden bezoekers verlopen als een dag die vanzelf gaat? Voor ManualMaster, een Nederlands softwarebedrijf, is dat precies de uitdaging bij de organisatie van het congres. Fred Vahlkamp, mede-oprichter van ManualMaster, kijkt daarbij vooral naar het geheel. “We wilden dat het congres verdiepend was en tegelijkertijd ook verraste.”

In deze blog ontdek je hoe Flint Theater & Congressen meedenkt in indeling, vorm en uitvoering, en waarom juist die aanpak het verschil maakt in de totale beleving van het congres.

ManualMaster Congres ’25: de diepte in

Voor de negende keer organiseert ManualMaster haar jaarlijkse congres, dit keer met het thema De diepte in. Het programma is opgezet als een beurs, waarin bezoekers zelf hun route bepalen. Op verschillende plekken in het gebouw vinden tegelijk sessies, verdiepende gesprekken en presentaties plaats. Bezoekers sluiten aan waar hun interesse ligt en nemen de tijd om tussendoor met elkaar in gesprek te gaan.

Fred was op zoek naar een dag waarin relaties centraal staan en waarin klanten niet alleen luisteren, maar ook van elkaar leren. “Wij investeren echt op persoonlijk niveau in de relaties die we hebben met onze klanten.” Die inhoudelijke aanpak vraagt om een locatie die beweging stimuleert, ontmoeting faciliteert en verschillende vormen moeiteloos naast elkaar laat bestaan.

De keuze voor Flint was geen toeval. “Voor ons was het handig om iets meer midden in het land te zitten,” legt Fred uit. Maar het was meer dan alleen bereikbaarheid. “Dit zijn echt gescheiden ruimtes. En dat heb je bij andere locaties niet.” Juist die opzet maakte het mogelijk om het congres in verschillende sferen en tempo’s te laten verlopen. “Dat gaf uiteindelijk wel de doorslag om voor Flint te kiezen.”

Samen het gebouw verkennen

Tijdens de voorbereiding loopt het team van ManualMaster samen met Flint door het gebouw. Er is geen vast draaiboek; we kijken samen naar wat een ruimte oproept en waar ideeën ontstaan. “Dan loop je met elkaar door het hele theater en ga je nadenken, wat doe je waar.” Die manier van werken blijkt bepalend. Flint werkt niet tegen, maar mee, dankzij de veelzijdigheid en flexibiliteit van het theater. “Het gebouw werkte mee,” vat Fred het samen. Juist daardoor ontstaat er een indeling waarin bezoekers als vanzelf blijven bewegen, zonder dat het onrustig wordt.

Creatieve vormen die het congres laten leven

Die vrijheid in ruimte vraagt om vrijheid in vorm. Dat vertaalt zich in een aantal creatieve keuzes. Het congres begint dit jaar niet pas bij binnenkomst, maar al onderweg. Met een podcast die deelnemers vooraf kunnen beluisteren, zet ManualMaster meteen de toon. Praktisch en verbindend tegelijk, met informatie die helpt om aan de dag te beginnen. Een klein detail dat zorgt voor een ontspannen start van de dag.

Op locatie krijgt dit idee een zichtbaar vervolg. Zaal 4 wordt door Flint omgebouwd tot een live podcaststudio. Het voelt niet als een afgesloten sessie, maar als een open onderdeel van het beursgevoel. “Je ziet gewoon drie mensen in de microfoon praten,” zegt Fred. “Dat ziet er heel mooi uit.” In de voorbereiding denkt Flint mee over wat er in zo’n ruimte wél en niet kan, en hoe het idee het beste tot zijn recht komt. Geluid is goed afgebakend, terwijl de ruimte open blijft aan de buitenkant. Daardoor voelt de studio niet als een los programmaonderdeel, maar als een natuurlijk onderdeel van het beursgevoel.

Wie verder het gebouw inloopt, merkt dat het congres zich op steeds meer plekken laat zien. Het achtertoneel verandert in een expositieruimte met klantdashboards, waar bezoekers zien hoe andere organisaties met ManualMaster werken en elkaar ontmoeten. Flint komt met het voorstel om de dashboards tussen de voordoeken te hangen, waardoor de expositie letterlijk onderdeel wordt van het decor. “Dat vond ik echt een geweldig voorstel,” vult Fred enthousiast aan. Door slim gebruik te maken van de bestaande ruimte en de techniek die Flint beschikbaar stelt, ontstaat er een expositie die niet voelt als een aparte zone, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van het congres.

Tot slot ontstaat in de artiestenfoyer een museum over de geschiedenis van ManualMaster. Het idee hiervoor ontstaat in de voorbereiding, wanneer ManualMaster samen met Flint de verschillende ruimtes doorloopt en kijkt wat logisch is. Door deze ruimte zo in te zetten, krijgt het congres extra context, zonder dat het afleidt van de inhoud. Het museum voelt daardoor niet als een los element, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van de dag.

Rust op de dag zelf maakt ruimte voor inhoud

Op de congresdag zelf valt alles samen. De verschillende onderdelen sluiten logisch op elkaar aan en bezoekers kiezen moeiteloos hun eigen route. De organisatie merkt vooral wat er níét gebeurt: geen stress, geen ruis. Vragen worden direct opgepakt, waardoor het team zich volledig kan richten op de inhoud. “Als organisator wil je bezig zijn met je inhoud, niet met randzaken.”

Wat daarin voor Fred echt het verschil maakt, is het werken met één vast aanspreekpunt. Tijdens de hele voorbereiding en op de dag zelf heeft ManualMaster contact met dezelfde persoon. “Wij hadden contact met Merel,” vertelt hij. “Dat was heel fijn. Je weet gewoon bij wie je moet zijn en op wie je altijd kunt terugvallen.” Die korte lijnen zorgen voor rust. Er is geen moment twijfel of iets wel goed komt, omdat alles soepel verloopt en vragen meteen worden opgepakt.

Juist doordat die rust er is, voelt de dag ontspannen en overzichtelijk. Bezoekers nemen de tijd, raken met elkaar in gesprek en blijven hangen waar hun interesse ligt. “Dan zie je hele tevreden mensen rondlopen,” zegt Fred. “Het ging eigenlijk de hele dag vanzelf.” En precies dat maakt het congres voor hem geslaagd. Een dag waarin alles klopt, zonder dat het georganiseerd voelt.

Een locatie die het geheel laat kloppen

Terugkijkend vat Fred het ManualMaster Congres ’25 samen als een dag die in alle opzichten klopt. Niet door één los onderdeel, maar door het geheel. De ruimte, de vormen, de ondersteuning en vooral de rust die dat oplevert. “Flint is een goede plek voor grote groepen, midden in het land, die alle faciliteiten biedt om het te doen,” zegt hij. Wat hem daarbij vooral bijblijft, is hoe vanzelfsprekend alles samenkomt. Ideeën blijken uitvoerbaar, vragen worden direct opgepakt en de organisatie voelt zich gesteund, zonder dat het op de voorgrond treedt.

Wil je ontdekken hoe jouw evenement er bij Flint uit kan zien? Neem dan contact met ons op of doe de gratis Flint locatie keuzehulp om te zien wat er bij jouw evenement past.

Meer eventcases