Blog: hoe organiseer je de perfecte online bijeenkomst?

Wanneer samenkomen er even niet in zit zijn er gelukkig nog een tal van mogelijkheden om het persoonlijke contact met jouw relaties en/of medewerkers te verstevigen.

Want heb je al eens gedacht aan een hybride, livestream of online (Webinar) evenement? Zo kun je toch in contact blijven met jouw doelgroep en ze voorzien van informatie of entertainment. Een online event is méér dan een zoom-meeting; een organisatie wil zich van haar beste kant laten zien in professionaliteit, en kiest voor een geoliede presentatie in een strak decor die jouw merk optimaal uitstraalt. Hoe zien deze evenementen eruit?

Laten we beginnen met een hybride evenement

Bij een hybride evenement is een deel van de bezoekers fysiek aanwezig en een deel volgt het evenement via livestream. Een combinatie dus eigenlijk. Voor de online bezoekers is een hybride evenement meer dan alleen een livestream. Er moet een interactie plaatsvinden met de mensen die meekijken. Bij deze evenementen draait het echt om de beleving die je jouw publiek aanbiedt, om zo ook het publiek te boeien. Daarom is ook de locatie die je kiest voor een hybride evenement belangrijk. Een locatie waar de beleving centraal staat, zorgt ervoor dat het ook aantrekkelijk is voor het publiek, waardoor ze een volgende keer weer aanwezig zullen zijn of gebruik gaan maken van jouw producten of diensten. Flint heeft alles in huis voor het verzorgen van een hoogwaardig evenement, inclusief de beleving van het theater!

Webinar

Een Webinar is een event waar het publiek alleen online kan deelnemen. Er is hier dus geen fysiek publiek aanwezig. Een Webinar kan worden opgenomen in een professionele studio, maar ook op een locatie met opnamemogelijkheden. Webinars kunnen ingezet worden voor verschillende doeleinden, zoals online trainingen, leadgeneratie en productpresentaties. Tips om deelnemers geboeid te houden; maak gebruik van een chatfunctie, poll en/of een open audiolijn. Flint heeft een samenwerking met Webinary om jouw perfecte Webinar of livestream te verzorgen.

Livestream

Met een livestream kunnen deelnemers meekijken door een live videoverbinding. Deelnemers kunnen meekijken en luisteren naar wat er in de video gebeurt. In veel livestreams vindt geen directe interactie plaats, maar op sommige platforms is dit zeker mogelijk. Voorbeelden hiervan zijn YouTube, Facebook of Instagram. Wanneer gebruikers hier live gaan, dus een livestream starten is interactie mogelijk. Gebruikers kunnen dan bijvoorbeeld in een chat opmerkingen plaatsen en een like geven. Livestreams worden vaak ingezet als marketingtool. Het geeft jouw publiek een online beeld van een product of dienst. Het doel is om deze doelgroep te interesseren en te entertainen. Denk bijvoorbeeld aan een productlancering of een artiest die livemuziek gaat maken. Zo hoop je dat ze een volgende livestream natuurlijk weer aanhaken en andere hiervoor ook enthousiast maken.

Wat zijn de voordelen van een Hybride evenement, een livestream of een Webinar?

• Groter bereik
• Duurzaam
• Goedkoper
• Virtuele mogelijkheden (Beelden zijn later inzetbaar voor marketinguitingen. En tickets zijn zelfs na afloop van een congres nog te verkopen)

Maar hoe zet je nou een online evenement op?

En wat komt er allemaal bij kijken? Waar moet je aan denken en wat mag je niet vergeten?

Wanneer je weet dat jouw doelgroep geïnteresseerd is in een online event, is het van belang dat je het evenement naamsbekendheid gaat geven.

Hoe ga je dat doen?

1. Bepaal de juiste communicatiekanalen

Maak een beknopt promotieplan voor jouw online event. Deel deze informatie op de kanalen waar jouw doelgroep te vinden is. Zorg ervoor dat de informatie onder de aandacht komt van de juiste personen.

2. De informatie van jouw event delen

Tip! Maak een uitnodiging die uitnodigt om te lezen. Zorg ervoor dat alle praktische informatie in 1 oogopslag duidelijk is voor de doelgroep. Zorg voor het juiste kleurgebruik en werk met titels en alinea’s, zodat de titel van het event, de datum, de locatie en het tijdstip direct opvalt. Als de bezoeker zich moet aanmelden, zorg er dan voor dat er een aanmeldingslink in de uitnodiging staat, zodat de bezoeker zich direct kan aanmelden.

3. Het aanmeldproces

Jouw doel is dat de doelgroep zich gaat aanmelden voor jouw evenement! Daarom is het belangrijk dat het aanmeldproces smooth verloopt. Dat betekent zo min mogelijk informatie op de aanmeldpagina zetten, zodat de potentiële deelnemer niet wordt afgeleid.

Hoe kan je de bezoeker echt kan overhalen tot aanmelden? Lees hier de beïnvloedingprincipes van Cialdini, en richt je aanmeldpagina via deze principes in. Tip! Geef op de aanmeldpagina van het event aan hoeveel tickets er nog beschikbaar zijn en hoeveel er al verkocht zijn. Mensen zijn namelijk eerder geneigd om een ticket te kopen wanneer ze zien dat er nog maar een beperkt aantal beschikbaar zijn.

4. Het event

Zo het eerste gedeelte zit erop! Jij hebt het event succesvol onder de aandacht gebracht en jouw doelgroep heeft zich aangemeld voor het event! Belangrijk is dat de deelnemers precies weten hoe zij deel kunnen nemen aan het event en dat het vlekkeloos verloopt. Zorg voor de juiste technische ondersteuning zodat je op technisch gebied niet voor verrassingen komt te staan. Tip! Stuur de deelnemers een reminder voordat het event begint. Zo weet je zeker dat jouw publiek ook daadwerkelijk zal deelnemen. Als je er zeker van wilt zijn dat jouw online event vlekkeloos verloopt, neem dan contact op met Flint! Bij Flint staan wij voor het volledig ontzorgen voor ieder type evenement!

5. De evaluatie

Wanneer het event erop zit, is het voor veel bedrijven de kans om sales te doen. Deelnemers van het online event hebben interesse in jouw product of dienst. Tijd om jouw doelgroep te leren kennen en te werken aan een relatie met jouw publiek!

Locatie bezichtigen?

Benieuwd of wij de juiste locatie zijn voor uw online bijeenkomst? Kom dan eens langs voor een vrijblijvende rondleiding en zie de mogelijkheden met eigen ogen.