Blog: stappenplan voor een Coronaproof evenement!

Yes we mogen weer! Vanaf 1 juli voor grote groepen! Na een periode van online events en meetings is er behoefte aan fysiek elkaar ontmoeten. Het online evenement bood een goed alternatief, maar een echte eventplanner weet dat een fysiek evenement of congres de boodschap net beter overbrengt. Hoe zorg je er nou voor dat een evenement of congres op 1,5 meter veilig en toch ook sfeervol is?

Zorg dat de gasten van tevoren op de hoogte zijn van de coronamaatregelen op de locatie

Om het evenement of het congres veilig te laten verlopen is het belangrijk dat de gasten vooraf geïnformeerd worden over hoe de dag zal verlopen.  Via welke ingang kom je binnen, hoe verloopt het ontvangst, op welke stoel mag je gaan zitten en wat zijn de regels met betrekking tot de lunch of de borrel? Tip! Stuur van tevoren de routing (vloerplan) die geldt voor de desbetreffende locatie naar de gasten. Geef ook aan bij wie de gasten moeten zijn met hun vragen rondom de Corona maatregelen. Daarnaast is het goed om een instructie mee te geven met daarin de richtlijnen rondom de hygiëne en veiligheid.

Creëer voldoende ruimte en sfeer tijdens de plenaire sessie

Een congres of evenement start altijd met een goede plenaire sessie. Gelukkig is met wat kleine aanpassingen de 1,5 meter eis zo te realiseren. Denk hierbij om een aantal stoelen ongebruikt te laten. Of juist meubilair in te huren waarbij je rekening houdt met de 1,5 meter.  Tip! Denk eens aan de schoolopstelling. Doordat je tafels plaatst, houd je sowieso de 1,5 meter in acht. Houd met het boeken van een locatie in het achterhoofd dat het fijn is als de locatie beschikt over goede technische faciliteiten. Want als de locatie dat in huis heeft, is het geen probleem om de sessies eventueel op afstand te volgen. Gasten die liever thuisblijven of tot een risicogroep behoren kunnen het plenaire gedeelte dan toch via livestream volgen, en natuurlijk ook interactief meedoen door bijvoorbeeld vragen te stellen.

Grote groep? Kies dan voor een hybride event!

Is jouw groep groter dan de maximale capaciteit van de locatie kies dan voor de nieuwe trend: namelijk een hybride event. Een hybride event is een combinatie van een fysiek event en een online evenement. Het leuke van een hybride event is; er moet interactie plaatsvinden. Deze interactie moet er zijn om de externe deelnemers te blijven prikkelen. Zo kan een deelnemer vragen stellen en eventueel meedoen aan verschillende sessies. Wanneer het goed wordt aangepakt, kan een hybride event meer bereik genereren in vergelijking met een event dat alleen fysiek plaatsvindt. En het is de oplossing als je meer dan 100 gasten verwacht. Tip! Zorg dat je een technicus aan je zijde hebt op de dag van het event.

Zorg voor voldoende ruimte en een goede planning

Zoals eerder genoemd is het fijn als de gast van tevoren een routing van de locatie ontvangt. Mocht je grote groep gasten verwachten dan is het goed om eens na te denken over eventuele tijdsloten; Laat bijvoorbeeld de eerste 25 gasten op basis van alfabetische volgorde van de achternaam binnenkomen van 8.15 tot 8.30 uur. De tweede 25 gasten van 8.30 tot 8.45 uur, etc. Dit principe kan je ook weer gebruiken om de gasten naar de zaal te begeleiden. Samen met de evenementencoördinator van de locatie is dit goed en veilig te organiseren. Ook als je een beurs organiseert is het fijn om met tijdsloten te werken. Als je de gasten laat inschrijven op een bepaald tijdslot, is het mogelijke om meerdere keren per dag grotere groepen te ontvangen. Het vergt wel wat meer inspanning, maar dan heb je gegarandeerd een veilig en succesvol evenement.

Lunchen en borrelen op veilige afstand

Bij een congres of evenement is de invulling op gebied van eten en drinken erg belangrijk! Maar hoe lunch je nou op een veilige manier? Een voordeel; wanneer de locatie beschikt over een eigen restaurant met zitgelegenheid en eventueel de mogelijkheid om naar buiten te gaan. Tijdens de lunch zitten de gasten op gepaste afstand en vindt het serveren van de gerechten via een buffet plaats. Alle gerechten moeten per persoon worden opgemaakt, zo voorkom je contactbesmetting. Met de borrel geldt hetzelfde. Uitservering van hapjes en drankjes zal via selfservice gebeuren. De gastheer zet de bestellingen neer, doet een stapje terug, waarnaar de gast het veilig mee kan nemen. Tip! Denk eens aan speeddate tijdens de borrel! De gasten ontmoeten elkaar op 1,5 meter afstand en na 10 minuten gaan ze door in dezelfde richting naar de volgende statafel.

Organiseer jij binnenkort een evenement of congres?

Nadat iedereen een tijd thuis heeft gezeten, is er weer de behoefte aan elkaar zien en samenkomen. Wanneer jij nu een evenement organiseert zal het de gast nog lang bij blijven. En iedereen heeft begrip voor de nieuwe regels, want veiligheid en gezondheid staan voor iedereen voorop!

Tip! Denk aan een fotograaf om deze bijzondere manier van samenkomen vast te leggen.

Mocht je meer informatie willen over het organiseren van een bijeenkomst of congres op 1,5 meter afstand? Neem dan contact op met één van onze evenementcoördinatoren. Zij vertellen jou graag meer! evenementen@flint.nl of via 033 4 229 230.