Vanuit de coulissen: wat er gebeurt voordat een spreker het toneel op stapt

Je loopt als organisator de zaal in. Het toneel en de presentatie staan klaar, de microfoons liggen op hun plek en het geluid werkt zodra de eerste spreker begint. Voor gasten lijkt dat vanzelf te gaan. Achter de schermen gebeurt er ondertussen veel meer. In onze rubriek ‘Vanuit de coulisse’ laten medewerkers van Flint Theater, evenementen & congressen zien hoe hun werk eruit ziet tijdens een evenement. In deze eerste blog neemt technicus Kalle Hermeling je mee.

Wanneer een stage onverwacht een nieuwe richting geeft

Tijdens zijn opleiding heeft technicus Kalle een duidelijk beeld over zijn toekomst. Zijn passie ligt bij muziek. Werken in een poppodium lijkt daarom de logische stap. Maar tijdens zijn stage bij Flint verandert dat beeld 180 graden. “Van muziek gaat mijn hart sneller kloppen. Ik dacht altijd dat een poppodium de plek voor mij was. Tijdens mijn stage bij Flint ontdekte ik hoe leuk het is om in een theater te werken. De variatie spreekt me enorm aan. De ene dag werk je aan een voorstelling, de andere dag aan een zakelijk evenement.”

Die afwisseling zit niet alleen in het type evenement, maar ook in de inhoud. Als audiospecialist krijgt Kalle veel mee van wat er op het toneel gebeurt. “Bij evenementen luister je vaak mee met de inhoud. Als er dan een organisatie als bijvoorbeeld de NOS een bijeenkomst organiseert, vind ik dat extra interessant. Dan werk je in de techniek, maar krijg je tegelijkertijd veel van het verhaal mee.”

Techniek werkt tijdens een evenement altijd als team

Bij Flint bestaat het technisch team uit ongeveer 15 mensen met verschillende specialisaties. Denk aan licht, audiovisueel en audio. Tijdens een evenement werken deze drie disciplines nauw samen. “Ik ben duidelijk een audioman,” vertelt Kalle. “Met mijn passie voor muziek en geluid ligt mijn focus daar. We vormen zo’n dag echt één team. Iedereen heeft zijn eigen rol, maar we werken constant samen. Dat is nodig ook, want alles moet op elkaar aansluiten.”

De belangrijkste taak begint vóórdat het programma start

Voor een organisator lijkt de techniek misschien pas te beginnen als de eerste spreker het toneel op loopt. In werkelijkheid ligt het zwaartepunt veel eerder. “Mijn belangrijkste taak is zorgen dat sprekers op tijd klaarstaan,” legt Kalle uit. “Ze moeten gezenderd zijn en precies weten wanneer ze het toneel op gaan.”

Microfoons en headsets worden vooraf uitgebreid gecontroleerd. “We kennen het materiaal inmiddels zo goed dat we veel al vooraf kunnen instellen. Toch doen we altijd nog een korte soundcheck. Die extra controle voorkomt dat een spreker onverwacht met een probleem op het toneel staat.”

Achter de schermen begint het werk vaak al de avond ervoor. Voor gasten is alleen het moment zichtbaar waarop alles klaarstaat. Een goede voorbereiding is het halve werk. “Voor veel evenementen bouwen we de techniek de avond van tevoren al op,” vertelt Kalle. “Op de dag zelf zijn we meestal 2 tot 3 uur vóór de start aanwezig om te zorgen dat alles vlekkeloos kan verlopen.” Na afloop volgt het afbouwen, dat een stuk sneller gaat. “Dat betekent soms lange en onregelmatige dagen. Dat vind ik het zwaarste onderdeel van dit werk.”

Samen terugkijken na een lange dag

Juist door die lange dagen ontstaat er binnen het technische team een sterke samenwerking. “We doen het echt samen,” zegt Kalle. “Iedereen werkt hard om het evenement zo soepel mogelijk te laten verlopen.” En wanneer het programma voorbij is en de gasten tevreden naar huis gaan, volgt er vaak nog een moment met het team. “Het is altijd een fijn moment om na een lange dag nog even samen een drankje te drinken en terug te kijken op een geslaagd evenement met blije gasten.” Bij Flint werken technici, evenementcoördinatoren en het horecateam nauw samen om elk evenement soepel te laten verlopen. Voor een groot deel uit het zicht van de gasten.

Benieuwd hoe een evenement bij Flint achter de schermen wordt voorbereid? Onze evenementcoördinatoren laten het samen met een technicus (misschien wel Kalle!) en horecamedewerker graag zien tijdens een kennismaking.