Zorgeloze evenement organisatie: de rol van een evenementencoördinator

Veel bedrijven organiseren congressen of relatiebijeenkomsten. Voor de medewerker die hier verantwoordelijk voor is, kan er bij de evenement organisatie veel komen kijken.  De lat ligt hoog, de tijd is beperkt en het evenement moet tot in de details kloppen. Juist dan wordt duidelijk hoe prettig het is als een ervaren professional meekijkt en meedenkt. En het liefst vanaf het eerste moment. “Klanten die bij ons binnenstappen, hebben vaak al veel ideeën en wensen in hun hoofd. Het is dan erg fijn als je samen kunt ordenen en focus kunt aanbrengen”, vertelt Suzan Pitlo, Evenementencoördinator bij Flint Theater, evenementen & congressen.

In deze blog ontdek je hoe een vaste evenementencoördinator bij Flint zorgt voor overzicht, rust en een soepele evenement organisatie.

Persoonlijke aandacht in de evenement organisatie zit in continuïteit

Een element dat vaak wordt onderschat, is het effect van continuïteit. Als je telkens je verhaal aan een nieuw contactpersoon moet vertellen, dan kost dit (onnodig) tijd en energie. Daarom krijg je bij Flint een vaste evenementencoördinator toegewezen, die jouw organisatie, doelgroep en voorkeuren leert kennen. “Na een paar gesprekken weet je vaak al wat voor soort bijeenkomst iemand voor zich ziet,” zegt Suzan. “Dan kan ik gericht meedenken.”

Bij Flint blijft datzelfde team betrokken tijdens de hele evenement organisatie, van een rondleiding door het theater tot aan de dag van het evenement.  Die persoonlijke lijn maakt samenwerken vanzelfsprekend en voorkomt misverstanden in de communicatie.

Eén aanspreekpunt geeft overzicht in een complex geheel

Een evenement bestaat uit veel bewegende onderdelen: zaalgebruik, techniek, ontvangst, horeca, timing en routing. Juist in de evenement organisatie is het prettig als al die lijnen samenkomen bij één contactpersoon. Iemand die weet wat er nodig is, welke keuzes zijn gemaakt en waar ruimte zit om te schuiven. Dat zorgt voor rust in de voorbereiding en duidelijkheid richting de uitvoer. “Mijn rol is vooral om het geheel te blijven zien,” zegt Suzan. “Zodat onze opdrachtgever niet steeds hoeft te schakelen tussen losse onderdelen.”

Meedenken in de evenement organisatie zonder de regie over te nemen

Niet iedere opdrachtgever heeft dezelfde behoefte. “De ene opdrachtgever wil alles samen doornemen, de ander zegt: laat me vooral weten als ik moet beslissen. Ik pas mij hierin volledig aan op de wensen van mijn klant,” vertelt Suzan. Door vragen te stellen, opties te schetsen en steeds terug te koppelen, maakt zij de praktische vertaalslag binnen de locatie. Zo blijft de richting en regie tijdens de evenement organisatie volledig bij de opdrachtgever.

Praktijkervaring maakt het verschil in keuzes

Tijdens de voorbereiding ontstaan momenten waarop keuzes gemaakt moeten worden. Over opstellingen, wissels in het programma of het gebruik van subruimtes. De evenementencoördinatoren bij Flint brengen daarin hun ervaring mee. Ze zien wat mogelijk is, maar ook wat logisch is binnen de dagindeling tijdens de evenement organisatie.

“Soms lijkt iets op papier ideaal, maar voelt het in de ruimte anders,” legt Suzan uit. “Dat zijn dingen die je alleen leert door het vaak mee te maken. Wat werkt in een volle foyer? Hoe verandert de dynamiek in een zaal bij een andere opstelling? Waar zit ruimte om programmaonderdelen beter op elkaar aan te laten sluiten? Dat zijn vragen waar ik graag over meedenk.”

Samenwerken op basis van vertrouwen

De dag van het evenement vraagt om vertrouwen. Als opdrachtgever ben je bezig met de gasten, sprekers en inhoud. Die samenwerking en dat vertrouwen groeien in de weken vooraf, wanneer je samen werkt aan de evenement organisatie. Door afspraken helder af te stemmen, verwachtingen uit te spreken en elkaar goed te leren kennen, voelt het evenement echt als een gezamenlijk traject.

“Op de dag van het evenement probeer ik vooral aanwezig te zijn zonder op de voorgrond te staan, zodat mijn klant zich volledig kan richten op zijn of haar rol.” zegt Suzan.

Flint als meedenkende locatiepartner in de evenement organisatie

Bij Flint is de rol van de evenementencoördinator nauw verbonden met de locatie. Omdat zalen, techniek en horeca samenkomen, kunnen keuzes snel vertaald worden naar de praktijk. De evenementencoördinator denkt mee binnen de mogelijkheden van het gebouw en stemt af met alle betrokken collega’s tijdens de evenement organisatie.

“Doordat we zowel coördinatie, techniek als horeca in huis hebben, kunnen we snel schakelen als er iets verandert,” vertelt Suzan.

Een evenement organiseren blijft een verantwoordelijkheid. Met een vaste evenementencoördinator naast je voelt die verantwoordelijkheid gedeeld. Dat geeft ruimte om je te richten op wat voor jou belangrijk is. Benieuwd hoe die samenwerking er in de praktijk uitziet bij Flint? We denken graag met je mee over jouw bijeenkomst en wat daarin voor jou prettig werkt.