Checklist locatiebezoek: kies een evenementenlocatie die past

Je hebt een evenement, congres of zakelijke bijeenkomst op de planning. Online heb je locaties bekeken, mogelijkheden vergeleken en offertes opgevraagd. Uiteindelijk blijven er vaak een aantal interessante opties over. Tijd voor de volgende stap, een locatiebezoek.

Met deze checklist kijk je verder dan capaciteit en prijs. Zo beoordeel je of een evenementenlocatie of congreslocatie past bij jouw bijeenkomst, je gasten en de sfeer die je wilt neerzetten.

1. Let op hoe je wordt ontvangen

Let tijdens je locatiebezoek op hoe je binnenkomt. Word je vriendelijk ontvangen? Staat er iemand klaar om je te begeleiden? De manier waarop jij wordt ontvangen is vaak een goede indicatie van hoe jouw gasten straks worden ontvangen. Een professionele en gastvrije ontvangst draagt bij aan de beleving van je evenement.

Ook de klik met je contactpersoon is belangrijk. Tijdens de voorbereiding van een congres, evenement of bedrijfsfeest werk je intensief samen. Dan is het prettig als iemand meedenkt, duidelijk communiceert en rust geeft in de organisatie.

2. Beoordeel de professionaliteit van de evenementenlocatie

Een succesvolle bijeenkomst staat of valt met een goede coördinatie. Vraag tijdens je locatiebezoek daarom door over de werkwijze van de locatie.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe verloopt de voorbereiding?
• Wie is je vaste aanspreekpunt?
• Hoe worden wijzigingen verwerkt?
• Welke ervaring heeft de locatie met vergelijkbare evenementen?

Na de rondleiding wil je het gevoel hebben dat je evenement in goede handen is.

3. Kijk naar techniek, horeca en ondersteuning

Technische faciliteiten spelen een grote rol bij congressen, presentaties en zakelijke evenementen. Vraag daarom welke audiovisuele voorzieningen aanwezig zijn en of er technici beschikbaar zijn tijdens het evenement. Vraag daarnaast naar de horeca. Werkt de locatie met een eigen horecateam? Dan kan er vaak sneller geschakeld worden bij speciale wensen, dieetwensen of lastminutewijzigingen. Informeer daarnaast naar de begeleiding. Heb je gedurende het hele traject één vaste evenementencoördinator? Dat voorkomt miscommunicatie en zorgt voor een efficiënte samenwerking.

4. Bekijk de evenementenlocatie door de ogen van je gasten

Tijdens een locatiebezoek is het verleidelijk om vooral naar praktische zaken te kijken. Neem de ervaring van je gasten mee.

Stel jezelf vragen vanuit de bezoeker, zoals:

• Is de locatie goed bereikbaar?
• Zijn de ruimtes logisch ingedeeld?
• Voelt de locatie gastvrij aan?
• Is de bewegwijzering duidelijk?

Wat jij ervaart tijdens een rondleiding, ervaren jouw gasten waarschijnlijk ook tijdens het evenement.

5. Lees reviews en ervaringen van andere organisatoren

Bekijk voor je definitieve keuze ook reviews van andere organisatoren. Die laten vaak zien wat je tijdens een rondleiding niet direct merkt.

Bekijk bijvoorbeeld MeetingReview en Google Reviews. Let daarbij niet alleen op de cijfers, maar ook op terugkerende opmerkingen. Wordt goede service genoemd? Of zie je steeds dezelfde aandachtspunten?

Stel hier gerichte vragen over tijdens je locatiebezoek.

6. Vertrouw op je gevoel

Een locatie kan op papier goed passen, maar tijdens een locatiebezoek merk je pas hoe het écht voelt. Heb je vertrouwen in de medewerkers? Voelt de samenwerking prettig? Zie jij het evenement hier voor je?

Wanneer alle praktische zaken kloppen én je een goed gevoel hebt bij de locatie, heb je jouw evenementlocatie gevonden!

Op zoek naar een congreslocatie in Amersfoort

Ben je op zoek naar een inspirerende locatie voor een congres, zakelijke bijeenkomst of evenement? Kom vrijblijvend langs bij Flint in Amersfoort voor een rondleiding. We laten je graag zien welke mogelijkheden onze zalen en ruimtes bieden en denken mee over een evenement dat aansluit bij jouw wensen.

Download de checklist

Download de gratis Checklist locatiebezoek en ga goed voorbereid aan de slag!